Pourquoi faire un audit ?
L’audit est l’outil pertinent dans les situations suivantes : démobilisation des équipes, dysfonctionnements récurrents, dégradation de l’accompagnement, tensions internes.
Il permet de:
- produire une analyse objective et partagée de l’accompagnement, des modalités d’organisation et de fonctionnement, et des conditions de travail des équipes
- contribuer à fixer des objectifs pertinents pour un fonctionnement plus efficient pour les personnes accompagnées et les professionnels
- remobiliser les équipes sur des pratiques partagées collectivement
notre methode
Cadrage avec la direction
Il s’agit ici de partager les enjeux et attendus de la démarche et son pilotage, et de préparer et valider l’organisation de l’audit.
Analyse documentaire
Cette phase, réalisée hors site, a un double objectif :
- Comprendre le contexte managérial de l’établissement/ du service
- S’imprégner des éléments de gestion et identifier les différents outils opérationnels à disposition
Audit sur site
Des entretiens individuels avec l’ensemble des métiers (y compris la direction) sont menés afin de recueillir le ressenti des professionnels et comprendre les relations entre les acteurs. La synthèse, anonyme, permet de donner une photographie de l’expression des équipes.
L’observation sur site est constituée de temps d’observation des pratiques ainsi que des entretiens individuels ou collectifs. Il s’agit d’observer les différentes modalités d’organisations sur une amplitude permettant de voir l’ensemble des équipes d’une journée le cas échéant (6H 23H). Les transmissions entre les équipes sont inclus dans les observations. Ces temps ne sont pas des temps d’évaluation du travail des professionnels; les temps de soin ou d’accompagnement des usagers ne sont donc pas observés.
Une troisième étape de l’audit vise à mesurer la charge de travail par métier, en décrivant avec chacun d’eux les tâches quotidiennes d’une journée type. Il est ensuite possible d’analyser :
- Les temps des chevauchements d’équipe
- Le nombre d’agents mobilisés par type de charge
- La répartition de la charge de travail d’une catégorie professionnelle par type de charge
- Les différents professionnels exécutant un type de charge (analyse des glissements de tâches)
Production du rapport d'AUDIT
Le rapport présente:
L’analyse des principaux processus
- Les modalités de fonctionnement en interne (direction, encadrement, ressources humaines, représentants du personnel, fonctions logistiques)
- Les activités et tâches réalisées
- Les prises en charge exercées
- L’organisation de travail mise en place (en lien avec le rythme de vie des résidents), et notamment l’organisation des transmissions
- Les interfaces avec les services supports
- L’intégration de l’animation dans les prises en charge
- Les éventuels dysfonctionnements dans l’organisation et dans la gestion des ressources humaines
- Le contexte et les conditions de travail
- Les facteurs de tension et de désorganisation.
L’analyse de la gestion des ressources humaines
- les conditions de travail
- l’organisation des temps de travail au regard du besoin des usagers
- la politique de formation
En fonction des pistes de travail proposées, le plan d’actions est co-construit avec la direction et définit:
- Les objectifs à atteindre,
- Les actions à conduire,
- Les indicateurs de suivi,
- Les responsabilités des différents interlocuteurs pour la mise en œuvre et le suivi des préconisations,
- Les groupes de travail internes et les pilotes garants de la mise en œuvre des actions