Cadrage et lancement de la démarche

Il est recommandé de mettre en place un Comité de Pilotage dédié représentant l’ensemble des métiers. Ce COPIL est en charge de valider l’organisation et les objectifs de l’accompagnement. Les éléments essentiels d’une démarche Qualité seront partagés avec l’ensemble de ses membres avant tout lancement de l’accompagnement, afin de favoriser le partage d’une culture commune. Ce COPIL sera notamment en charge de valider les enjeux internes et externe de la démarche Qualité à mettre en place.

Analyse documentaire

Cette phase est réalisée hors et sur site. Elle doit permettre d’établir une première analyse des enjeux Qualité de l’ESSMS en termes de pilotage et de contenu (objectifs, priorités, indicateurs, etc.).

Elle est réalisée sur la base :

• des documents institutionnels clés (projet d’établissement, rapport d’activités, etc.)
• des documents d’analyse de la Qualité (précédentes évaluations, enquêtes, audits, etc.)
• des outils de gestion de la Qualité liés aux services (procédures, registres, fiches, etc.)

Accompagnement de groupes de travail sur site

Plusieurs groupes de travail (membres déterminés selon les choix internes) sont organisés afin de construire la démarche étape par étape: validation du référentiel interne, conception d’un bilan Qualité à date, réalisations d’évaluations complémentaires le cas échéant, formalisation d’indicateurs, conception et mise en place des modalités de pilotage, etc.

Le cabinet structure les sessions en produisant, pour chaque thème, un état des lieux et des préconisations. Il fournit les outils de travail pour chaque session. Il accompagne la réflexion et nourrit les échanges.

La méthode d’animation inclut des rappels méthodologiques ciblés à chaque étape.